プロジェクトの危険信号は会議で分かる

　プロジェクト管理者になって、ミーティング（会議）が多くなり、また自らミーティング（会議）をコントロールする必要性が出てきたが、＠ITの記事「プロジェクトの危険信号は会議で分かる」を読んで、プロジェクトの成功率とミーティングの時間は反比例することを改めて実感した。

　僕の過去の経験からして、ミーティング（会議）が1時間を軽く越えるプロジェクトは失敗している。成功したプロジェクトは、どんなミーティングも30分以内に終わった。だから、基本的にミーティングはなくてよいか、あるいは30分以下で十分と思う。

　そもそもミーティングや会議を開く理由は何なのか？　開発者一同を集めて説明したり、利害関係者を集めて承認を得るプロセスは無駄。
　開発者には各々その時々に応じて説明すればいい。開発者はプロジェクト全体の動向を知る必要なく、課せられたタスクをスケジュール通りにこなしてくれればいいから。
　利害関係者を一同に集めたとしても、その場で生産的な結論に至ることは稀。むしろ、お互いの利害の観点から眺めた問題提起を頂くぐらいしか利点がない。それは個別にメールで尋ねれば十分。

　とはいえ、会議はやはり存在し、議事録を取る作業を初めてやったのだが、そこで大事なポイントは2つあるように思う。
　一つは、会議で決定した内容をリストアップすること。その意味は、議事録が後でメールで渡されると、その時点で議事録の内容は全関係者でコミットされたという事実に変わるから。当たり前のことだが。
　もう一つは、次回延期になった議題の納期と担当者を明示すること。これによって、次回の会議の議題が少なくとも1つ以上は決まったことになる。その担当者が納期までに解決できなければ、それなりの理由を説明せねばならなくなる。だから、担当者欄に書かれると、次回の会議では緊張感あふれる雰囲気になりやすい。
　
　とある勉強会で、更にもう一つ指摘を受けたことは、目的と達成度を書き記すこと。
　会議はどうしてもダラダラなりがちゆえ、時間と人員というリソースを結構無駄に使うときが多い。だから、当初の目的を明確にすること、そして目的がどれだけ達成されたのかという目安を書き記すと、会議の生産性が一目で分かる。
　実際にやってみたら、達成率が50%を超える項目は半分以下だった。反省(^^;)
　でも、全ての項目で達成率が100%なら、会議をやる必要はない。事前のメールで十分だから。
　故に、会議の生産性と達成率は何らかの関係があるかもしれない。

　会議とは関係ないが、今のプロジェクトでは朝礼と夕礼をやっている。朝礼でその日にやる作業をメンバーから聞き出し模造紙にリストアップして壁に張り付け、夕礼でその結果を聞くだけ。メンバー全員が起立したまま10分ほど集まるだけなのだが、これだけでプロジェクトが結構うまく回る。
　平鍋さんの朝会ガイドに似ているが、平鍋さんのやり方の方がノウハウが多いので非常に参考になる。例えば、メンバーが話しやすい雰囲気を作ることとか、話が脱線しないコツとか。
　
　この辺りのノウハウは、XPやアジャイルの方がはるかに洗練されている。チームビルディングのプロセスは、アジャイルが得意とする分野ではなかろうか？
　プロジェクト管理者の仕事は、スケジュール管理も大事だが、ミーティングのコントロールも大事であることを再確認した。