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2009/10/20

KnowledgeTree、Alfrescoをドキュメント管理に使う

オープンソースのコンテンツ管理システム(CMS)であるKnowledgeTree、Alfrescoをドキュメント管理に使うアイデアについてメモ。
#あくまでもメモ書き。

【元ネタ】
文書管理システム - Wikipedia

Alfresco - Wikipedia

[ThinkIT] 第1回:NASAにも導入されたAlfrescoとは? (1/3)

[Think IT] 第2回:AlfrescoがECMとして優れている理由 (1/3)

@IT:明日からできるプロジェクト管理(2)

KnowledgeTree――様々なニッチ市場を射程に捉えるドキュメント管理システム - SourceForge.JP Magazine

【ダウンロード】
BitNami :: Alfresco

BitNami :: KnowledgeTree


KnowledgeTree、Alfrescoの特徴や使い道は下記だと理解している。

1・Web上の共有ファイルサーバーとして使う。
→共有サーバーでファイル管理の欠点は、最新版が分からなくなりどんどんゴミデータが増えていく点。

2・システム監査の一環として、監査証跡の管理に使う。
→ファイルのアクセスログを監査証跡として使い、不正なアクセスや更新がないかチェックする

3・履歴管理や要件管理
→SVNリポジトリのように更新履歴が残る。
 ファイル同士で相互リンクできる性質から、要件の追跡に使ったりできる。
 WordやExcelの差分表示は可能??

4・ワークフロー管理
→文書ごとに修正フローを変える。ユーザ権限によってファイル操作を制御できる。

5・全文検索エンジン
→登録した全ファイル(Word、Excel、PowerPoint)を検索できる。タグ検索も可能?


CMSを使う動機は文書管理システム - Wikipediaに詳しく書かれているが、現場リーダーとしては、共有ファイルサーバーの代替機能としてだ。
つまり、共有サーバーにあるファイルサーバーをWeb上で一括して共有・管理したい。

ドキュメント管理はSVNのような構成管理でもよいかもしれないが、実際のプロジェクトでは、構成管理の配下に置かないファイルはとても多い。
それらは不要かもしれないが、後に必要になるかもしれないが、SVNで管理するほどでもない。
そんなファイルも全てCMSで管理すると楽になるのでは?という発想。

CMSを使ってやりたい事は二つある。

一つは、強力な全文検索エンジンをフルに使う事。
最新版のドキュメントから、欲しい仕様をGoogle検索のように検索したい。

僕のチームでチケット駆動開発を実践した時、ソースもドキュメントもSVNで全て管理したのは良かったけれど、最新の仕様が探しにくいという課題が開発者からあがった。

ソースならEclipse上でGrepすればよいが、ExcelやWordの検索はWindowsのデフォルト機能では遅いし使い勝手も悪い。
CMSの全文検索エンジンが使えれば、プロジェクトの全てのドキュメントから仕様を検索して、リバースエンジニアリングするのが楽になるだろう。

CMSを使わずとも、全文検索システム Hyper Estraierを使う手もあるかもしれない。

もう一つは、設計レビューで使いたい事。
RevireBoardのように、仕様書の差分箇所にレビューコメントを付けて、きちんと修正されたか確認するようにする。
これができれば、気軽にレビューできるし、レビューの指摘が修正されたか、更には修正を検証したか、というワークフロー管理も可能になるだろう。

ソースのレビュー管理は、コードレビューシステムRevireBoardもあれば、RedmineやTracのコードレビュープラグインを使う方法もある。
しかし、ExcelやWordで書かれた設計書のレビュー管理は、そのワークフロー管理が面倒。
CMSに付属しているワークフロー管理を上手に使えばいいかもしれない。

但し、ドキュメントはSVNで管理しているので2重管理になる。
TorotiseSVNの差分機能をレビューに使った方がいいかもしれない。

何よりも、レビューのボトルネックはレビューアの負担が大きいこと。
レビューアの負荷が大きくなり、開発もテストもレビュー工程で進捗が滞りがち。
レビューのワークフロー管理がうまく機能すれば、レビューの優先順位付けも楽になり、レビューの効率が上がるのではないか?
そのために、チケット駆動開発のように、レビューのワークフロー管理をWeb上で管理できるようにしたい。

まだアイデアに過ぎないが、色々試してみたい。

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