Redmineとチャットツールはどのように使い分けるべきなのか
「Redmineとチャットツールはどのように使い分けるべきなのか」という疑問についてラフなメモ。
【1】昨今、急にテレワークの作業環境を強いられた場合、Redmineのようなプロジェクト管理ツールでプロジェクト運営していなかったら、案件で開発するのは非常に難しいだろう。
一方、従来からRedmineでプロジェクト運営していたら、VPNさえ確保できれば、オンライン上で作業の管理を継続できるので、スムーズに移行できているだろう。
しかし、日々にコミュニケーションはオフラインのチャネルが全て駄目になったので、オンライン上で何かしらのコミュニケーションが必要になってくる。
もちろん、Redmine単体でチケットのやり取りを通じて、日々の課題やタスクは管理できるが、それだけではコミュニケーションは足りない。
たとえば、非公式なコミュニケーション、ZoomやGoogleMeetによるオンライン打合せを補強するチャットなどでチャットツールが欲しくなる。
おそらく一般には、Slack、MSならTeams、GooleならGooleChat、他に、FB Messenger、LINE、Discordなどが使われているだろう。
つまり、Redmineのようなプロジェクト管理ツールだけではプロジェクト運営は不十分であり、もっと気楽でレスポンスの早いチャットツールが必要ではないか、と思われる。
【2】では、Redmineとチャットツールはどのように使い分けるべきなのか?
また、Redmineとチャットツールを併用することでどんな問題が噴出して、どんな課題が出てくるのか?
【2-1】一般には、Redmineのチケットは記録して残す内容、チャットは日々流れて消えてしまう内容、というように使い分けているだろう。
しかし、その使い分けは人によって様々に異なる。
Slackでは、数多くのスレッドをチャネルとしてどんどん追加できるので、チーム間や1対1のやり取りが非常にやりやすい。
すると、そのチャットのやり取りだけで、仕事が捗るので、チケットにわざわざ残すのが億劫になる。
チケット上で成果物のレビューをキャッチボールするのが非常に時間がかかるように思われて、チケットに逐一残すのが面倒に感じてしまう。
特に、気心の知れたメンバーであれば、チケット化しなくても、お互いの暗黙知でいい感じに何とかなってしまう時も多い。
すると、課題やToDoがあったとしても、お互いの頭の中に共有されていて、チャットで常に同期されている感覚になる。
わざわざチケットでやり取りするほどでもない、みたいになってしまう。
【2-2】一方、チャットでは大量の発言が流れる場合が多いので、何が決まったのか、どんな経緯で結論に至ったのか、を把握するのが難しくなる。
作業がスムーズに運ぶ場合はチャットで十分だが、試行錯誤しながら振り返りを参考にして進める場合には、何かしらのログを残したくなる。
しかし、チャットで議論した内容をチケットにまとめる作業は割と手間はかかる。
その手間とチケットの起票更新のコストのトレードオフを無意識に計算しているような気もする。
他方、Githubでプルリクをやり取りするプロジェクトであれば、ソースコードのコミットとプルリクが重要であるから、その部分は必ずチケット化される強制力は働く。
【3】Redmineとチャットツールの間の情報連携にも、いくつか問題や課題はある。
【3-1】ITS(Redmine)→チャット(Slackなど)へ連携する運用は多い。
その理由は、Redmineのチケット・Wiki更新の通知をメールではなく、チャットで把握したいからだ。
Redmineの通知メールは正直うっとうしい。
たとえば、コメントなしの単純なステータス更新、項目更新だけでも通知メールが飛ぶので、プロジェクトが活発になると、1日100通以上のメールが飛び合うのはよくある。
大量のメールに更新内容が埋もれてしまうよりも、チャットで流れた方が正直扱いやすい。
【3-2】一方、チャット(Slack)→ITS(Redmine)の情報連携は手作業でやるのが多い。
REST APIを駆使すれば、チャット内容をチケットに起票できるだろうが、チャットの手軽さの文化と合わない気はする。
しかし、チャットで議論された内容をチケットに記載したい場合は多い。
議論していくうちに、こういう課題は検討すべきだ、とか、ここまでは解決できたから残りはこのToDOだけだね、とか、色々出てくるはずだ。
それらの内容はチケットに残して、誰が担当してボールを持っているか、その課題はどんなステータスにあるのか、を後日把握したいからだ。
そういう運用をしたい時に、チャット→ITSの情報連携をもっと気軽にやりたい課題がある。
【4】Redmineとチャットツールの情報連携の問題点は、たとえば、RedmineやJenkins、GitLabなどの開発基盤の連携とは観点が異なる。
後者は、作業の起点がチケットであり、チケットが更新されていくたびに、Gitへコミットされたり、JenkinsやCircleCIなどでビルドされて、ビルドモジュールがリリースされていく。
つまり、ソースコードという成果物の構成管理が、利用シーンに応じて各種ツールで管理されていくべきだ、という観点になる。
一方、前者は、プロジェクト内のコミュニケーションは、どんなチャネルでやり取りすべきなのか、という点が本質的な観点だ。
議論で発散していくフェーズならばチャット、発散した議論を収束させて検討すべき課題や残タスクにまとめて管理していくならば、Redmineのようなチケット管理ツールが必要になる。
つまり、チームで議論している内容を、チャネルごとに無意識に使い分けているのではないだろうか。
だからこそ、コミュニケーションチャネルをどんな利用シーンでどのツールでやるべきなのか、をプロジェクトリーダーは明確に意識しておくべきだろう。
コミュニケーションチャネルを意識することで、Redmine単体で運用している時よりも、チーム内のコミュニケーションが活発になり、単純な命令伝達だけでなく、メンバーのモチベーション向上も期待できるだろう。
この辺りの事例も色々収集してみたい。
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